Informativa sul trattamento dei dati personali – Iscrizione e tesseramento

1. Titolare del trattamento

A.S.D. Polisportiva Castelverde
Progetto sportivo: GiocaVolley Academy
Codice fiscale: 97904420581
Sede legale: Via Monteprandone 67, 00132 Roma
E-mail: segreteria@giocavolley.it

«GiocaVolley Academy» è la denominazione con cui l’Associazione identifica il proprio progetto e le proprie attività sportive.

2. Categorie di dati trattati

Dati dell’atleta

• nome, cognome, data e comune di nascita;
• codice fiscale;
• indirizzo di residenza, CAP, comune e provincia;
• categoria e gruppo sportivo di appartenenza;
• esperienza sportiva precedente (facoltativa).

Dati del genitore o di chi esercita la responsabilità genitoriale

• nome, cognome e codice fiscale;
• relazione con l’atleta;
• recapiti telefonici ed e-mail.

Dati amministrativi e associativi

• domanda di ammissione all’Associazione, con data e versione della dichiarazione;
• presa visione dell’informativa privacy, con data e versione;
• eventuale consenso all’utilizzo di foto e video, con data e versione;
• quote associative e di partecipazione, pagamenti e relative scadenze;
• dati necessari al tesseramento presso la Federazione Italiana Pallavolo (FIPAV) e alla copertura assicurativa;
• presenze agli allenamenti e partecipazione a gare, campionati e tornei.

Dati relativi alla salute (categoria particolare)

3. Finalità del trattamento

I dati sono trattati per:

• la domanda di ammissione all’Associazione;
• la gestione del rapporto associativo;
• l’organizzazione dell’attività sportiva;
• l’assegnazione a squadre e gruppi;
• le comunicazioni organizzative;
• il tesseramento presso la Federazione Italiana Pallavolo (FIPAV);
• l’assicurazione;
• la partecipazione a gare, campionati e tornei;
• gli adempimenti amministrativi, contabili e fiscali;
• la gestione delle quote;
• la verifica dell’idoneità alla pratica sportiva;
• la gestione del certificato medico;
• gli adempimenti richiesti dalla normativa sportiva;
• la tutela dei diritti dell’Associazione.

Se prestato, il consenso all’utilizzo di foto e video consente inoltre di documentare e comunicare le attività del progetto: è una finalità ulteriore e facoltativa, trattata separatamente (punto 5).

L’invio della domanda non determina di per sé l’ammissione all’Associazione né l’acquisizione della qualità di socio, che dipende dalla delibera dell’organo competente.

4. Basi giuridiche

• Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR — esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato e, in caso di ammissione, esecuzione del rapporto associativo e dell’attività sportiva.
• Art. 6, par. 1, lett. c) GDPR — adempimento di obblighi di legge in materia amministrativa, contabile, fiscale e assicurativa.
• Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR — legittimo interesse dell’Associazione alla tutela dei propri diritti, anche in sede giudiziaria.
• Art. 9, par. 2, lett. b) e h) GDPR, in combinato disposto con la normativa sportiva applicabile — trattamento dei dati relativi alla salute contenuti nel certificato medico, per la verifica dell’idoneità alla pratica sportiva.
• Art. 6, par. 1, lett. a) GDPR — consenso, unicamente per l’utilizzo di foto e video (punto 5).

Per i trattamenti necessari all’iscrizione e al tesseramento non viene richiesto il consenso: il modulo chiede soltanto di dichiarare di aver letto e compreso questa informativa.

5. Foto e video

Durante allenamenti, gare, tornei, eventi e altre attività possono essere realizzate fotografie o riprese video. Il loro utilizzo per finalità istituzionali e di comunicazione del progetto — sito internet, profili social ufficiali, materiali informativi e promozionali — avviene solo previo consenso, espresso separatamente dalla presa visione della presente informativa.

Il consenso è facoltativo: il rifiuto non impedisce l’iscrizione, la partecipazione all’attività o il tesseramento. Per gli atleti minorenni è espresso da chi esercita la responsabilità genitoriale. Può essere revocato in qualsiasi momento scrivendo alla segreteria, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Il consenso è identificato dalla propria versione (attualmente consenso-foto-video-2026-09-v1), indipendente da quella della presente informativa e da quella della domanda di associazione (domanda-associazione-2026-09-v1).

6. Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento

Il conferimento dei dati indicati come obbligatori nel modulo è necessario per prendere in carico la domanda: senza di essi l’Associazione non può dare seguito all’iscrizione.

Il certificato medico è necessario per lo svolgimento dell’attività sportiva e per il tesseramento. Può essere consegnato anche in un momento successivo all’invio della domanda: la sua mancanza non impedisce di presentare la domanda, ma impedisce di completare il tesseramento e di svolgere l’attività.

Sono facoltativi: il consenso foto/video, le informazioni sull’esperienza sportiva precedente e le note libere. Si invita a non inserire dati sanitari nei campi liberi: per il certificato esiste una sezione dedicata.

7. Modalità del trattamento e sicurezza

I dati sono trattati con strumenti informatici e, ove necessario, cartacei, mediante procedure idonee a garantirne sicurezza, riservatezza e integrità.

L’accesso è consentito esclusivamente ai soggetti autorizzati che ne abbiano necessità per lo svolgimento delle proprie funzioni, secondo il principio della minimizzazione. I documenti digitali contenenti dati relativi alla salute sono conservati in uno spazio di archiviazione privato, non accessibile pubblicamente e non raggiungibile tramite collegamenti permanenti: la consultazione avviene solo da parte del personale autorizzato, tramite collegamenti temporanei di durata molto breve generati al momento della richiesta.

L’originale cartaceo del certificato medico, quando richiesto dalla normativa sportiva, è conservato presso l’Associazione con modalità idonee a limitarne l’accesso.

8. Dove sono conservati i dati

I dati e i documenti digitali sono gestiti tramite l’infrastruttura Supabase, configurata nella regione West EU – Ireland, all’interno dell’Unione Europea, con misure di sicurezza, minimizzazione e limitazione degli accessi.

Supabase opera quale fornitore dell’infrastruttura tecnologica e tratta i dati per conto del Titolare secondo gli accordi applicabili in materia di protezione dei dati personali; può avvalersi di propri sub-responsabili per l’erogazione dei servizi.

Eventuali trasferimenti di dati personali verso Paesi terzi o organizzazioni internazionali avvengono nel rispetto delle condizioni e delle garanzie previste dagli artt. 44 e seguenti del GDPR.

9. Destinatari dei dati

I dati possono essere comunicati o resi accessibili a:

• i soggetti espressamente autorizzati dall’Associazione (segreteria, area tecnica, nei limiti di competenza);
• i componenti degli organi dell’Associazione, limitatamente a quanto necessario per l’esame della domanda di ammissione;
• la Federazione Italiana Pallavolo (FIPAV) e gli altri enti sportivi competenti, per tesseramento, gare e campionati;
• le compagnie assicurative, per la copertura prevista dal tesseramento;
• i fornitori di servizi informatici e tecnologici necessari al funzionamento del sito e del database, nominati responsabili del trattamento;
• professionisti e consulenti (contabili, fiscali, legali) che trattino i dati per conto dell’Associazione;
• le autorità pubbliche, nei casi previsti dalla legge o dai regolamenti applicabili.

I dati non vengono diffusi, venduti o ceduti a terzi per finalità commerciali. La pubblicazione di immagini avviene solo in presenza del consenso di cui al punto 5.

10. Periodo di conservazione

• domande che non danno luogo all’ammissione: per il tempo necessario alla loro gestione e comunque non oltre 12 mesi dalla raccolta, salvo diversi obblighi di legge;
• dati del rapporto associativo e sportivo: per la durata del rapporto e, successivamente, per i termini previsti dagli obblighi amministrativi, contabili, fiscali, sportivi e di legge applicabili;
• certificato medico: per il periodo di validità e per il tempo richiesto dalla normativa sportiva e assicurativa applicabile, dopodiché il documento viene eliminato o reso inaccessibile;
• foto e video: fino a revoca del consenso e, per i materiali già pubblicati, per il tempo tecnicamente necessario alla loro rimozione dai canali gestiti dall’Associazione.

11. Diritti dell’interessato

Nei casi previsti dalla normativa, l’interessato (o chi esercita la responsabilità genitoriale) può esercitare i diritti riconosciuti dagli artt. 15 e seguenti del GDPR, tra cui:

• accedere ai propri dati personali;
• chiederne la rettifica o l’aggiornamento;
• richiederne la cancellazione, quando ne ricorrono i presupposti;
• richiedere la limitazione del trattamento;
• ottenere, nei casi previsti, la portabilità dei dati;
• opporsi al trattamento fondato sul legittimo interesse;
• revocare in qualsiasi momento il consenso prestato per foto e video.

Le richieste possono essere inviate a segreteria@giocavolley.it, indicando il codice della pratica quando disponibile.

L’interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma — garanteprivacy.it) o di ricorrere all’autorità giudiziaria.

12. Processi decisionali automatizzati

I dati non sono utilizzati per decisioni basate esclusivamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o analogamente significativi, né per attività di profilazione. La categoria sportiva proposta dal modulo è un semplice suggerimento derivato dalla data di nascita e non determina alcuna decisione automatica: il gruppo lo assegna lo staff tecnico.

13. Aggiornamenti dell’informativa

La presente informativa può essere aggiornata in caso di modifiche alle modalità di trattamento, ai servizi utilizzati o ai dati identificativi del Titolare. Ogni versione è identificata da un codice: quella mostrata al momento della registrazione viene conservata insieme alla pratica, così da poter sempre dimostrare che cosa era stato reso disponibile in quel momento.

Versione registration-privacy-2026-09-v1 — settembre 2026